Le cadrage dans un projet est une étape clé incontournable pour le mener à bien dans des conditions optimales.
Pour information, une étude réalisée par le Project Management Institute fait ressortir que 36 % des projets n’atteignent pas leurs objectifs initiaux. Même pour les entreprises s’évaluant comme à un niveau élevé de maturité projet (20 % des organisations sondées), plus de 30 % des projets ne respectent pas les délais et les budgets prévus.
D’abord, pour comprendre l’importance de la phase de cadrage et son impact, nous vous proposons de revenir à la définition de « Projet ».
Pour l’Association Française de Normalisation (AFNOR) un projet est « un ensemble d’activités coordonnées et maîtrisées comportant des dates de début et de fin, entrepris dans le but d’atteindre un objectif conforme à des exigences spécifiques ».
D’autre part, l’Organisation internationale de normalisation (ISO) donne une définition très similaire, en apportant quelques compléments : « Un projet est un processus unique, qui consiste en un ensemble d’activités coordonnées et maîtrisées comportant des dates de début et de fin, entrepris dans le but d’atteindre un objectif conforme à des exigences spécifiques telles que des contraintes de délais, de coûts et de ressources. » (ISO 10006)
Un projet n’est donc pas un processus répétitif, il est – par définition – « UNIQUE » !
Cela signifie que vous pouvez disposer des meilleurs experts ou avoir vécu des projets « similaires », un projet aura toujours un contexte, des enjeux et des acteurs spécifiques.
Disposer d’expertises fortes et/ou d’expériences semblables donnera un avantage non négligeable. Néanmoins, il ne pourra garantir à coup sûr la réussite d’un projet. Tout comme un voyage, il s’agira de bien préparer son projet et de définir l’objectif, les moyens / ressources pour y parvenir. C’est la vocation de la phase de cadrage d’un projet.
Ainsi, même si l’expérience acquise nous éclaire sur les éventuels « raccourcis » possibles, ces derniers doivent être envisagés avec lucidité et rigueur afin de ne pas confondre vitesse et précipitation.
Un projet répond à un besoin qui constitue sa raison d’être, sa finalité.
La phase de cadrage constitue l’étape qui fixe le cap en précisant la genèse et la finalité du projet. Pour cela, elle répond notamment aux questions « pourquoi ? » et « pour quoi » ?
La finalité se décline alors en objectifs de délais (jalons), de coûts (budgets, ressources), et de qualité (périmètre, performances, fonctionnalités).
Cette finalité et ces objectifs sont d’autant plus importants qu’ils devront être rappelés régulièrement pour :
Une fois les objectifs clarifiés et partagés, il est nécessaire de préparer le chemin et jalonner sa feuille de route, en précisant les étapes, les tâches et les ressources nécessaires à l’atteinte des objectifs.
Pour lister l’ensemble des activités à mener, la méthode collaborative permet d’initier un véritable partenariat entre les équipes, dans un objectif constant de relations constructives et transparentes entre chacun des acteurs. Au-delà du simple recueil des tâches, ce qui importe lors de cette étape est de :
Souvent sous-estimée, la phase de cadrage d’un projet constitue pourtant une étape fondamentale. Elle mérite qu’on s’y attarde, car elle a la vertu de construire les fondations du pilotage du projet :
Ainsi, il ne faut pas craindre de « perdre » du temps lors de la phase de cadrage. Cette phase constitue un des leviers garantissant l’efficacité collective pendant toute la durée du projet.
La plupart des projets disposent aujourd’hui d’un PMO (Project Management Officer). En effet, le PMO va intervenir dans la mise en place des méthodes et outils de management de projet, ainsi que dans l’assistance au pilotage en phase de réalisation.
Faire appel à un PMO est aussi essentiel pour réussir la phase de cadrage et mettre le projet sur de bons rails dès son lancement.
Ensemble, faisons de grands projets d’avenir
